업무의 우선순위를 쉽게 구분하는 방법(아이젠하워 매트릭스)

목차

1. 우리가 왜  이걸 해야 하는가?
2. 컨디션을 파악하고 일단 써보기 + 어색한 이유와
3. 아이젠하워 매트릭스란?
4. 중요도와 긴급도 구분하기
5. 불가항력과 데드라인
6. 생각하는 시간을 가지기
7. 자신의 욕구 단계는 어디인가?
8. 업그레이드하기  추후 관리하는 법
9. 마무리

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1. 우리가 왜  이걸 해야 하는가?

불필요한 시간을 줄이며 효율적으로 살기 위하여

• 최대한의 효율을 내기 위해
• 몇십 년을 효율적으로 살게 된다면?
• 스스로도 알고 있지만, 더욱 체계화하기 위해

불필요한 시간을 줄이며 효율적으로 살기 위함입니다.

이 글은 누구에게나 적용이 가능합니다. 업무라는 게 가정의 화장실 청소가 될 수 있고, 회사에서 타 부서와 미팅이 될 수 있고  어떤 일을 해결함에 있어 최대한의 효율을 내고자 합니다.

당연히 살면서 한 번도 안 해봤고, 그냥 평소에 머리로만 생각해서 대부분의 업무가 해결이 됐으니 상관이 없던 것입니다. 하지만 이미 지구에서 태어나고 나이를 먹는 순간 전날보다 다음날의 인생 난이도는 올라가고 앞으로도 올라가죠.   즉  나이가 먹을수록 어찌 됐건 할 일이 늘어나기 때문이기도 합니다. 그래서 효율을 따지고 업무를 잘 관리해보고자 이 글을 찾은 것이라 생각합니다.

일을 하다 보면 여러 업무들이 겹쳐서 시간을 낭비하는 경우가 생깁니다. 보통 할 일이 너무 많거나 너무 많은 일을 했다면, 본인이 어떤 일을 했는지 기억을 못 할 때가 있습니다. 저 또한 그랬고, 분명 뭔가를 했는데 기억이 없는 경우가 많았습니다.  보통 반복적인 일을 하면 그럴 가능성이 높기도 합니다. 이런 방식으로 살다가 남은 여생을 엄청난 비효율로 살 것 같다는 생각이 들었습니다. 그래서 업무를 정리하고 어떤 일을 완료했는지 알 필요가 있다 

영어공부, 책 읽기, 외장하드 정리, 창고정리 등 중요하지 않지만 언젠가는 해야 하는 일들은 매번 생각은 하지만 생각이 나다가도 나지 않는 일들도 있고.. 이렇게 급하지 않은 일들과 급한일들이 섞여 정말 이성적으로 판단하기 어려울 때 구분이 안되기 때문에 우선순위가 중요합니다.

대부분 귀찮아서 미루는 경우가 다반사이며, 어떤 일을 해야 하는지 우리 스스로도 잘 알고 있습니다. 또한 쉬운 일을 먼저 처리하려고 하는 경향이 있고, 쉬운 일들이 끝나면 어려운 일들이 잔뜩 남아 의욕을 떨어뜨립니다. 

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2. 일단 써보고 컨디션 파악하기

기록은 중요한 일

• 어색해도 일단 써보기 
• 컨디션에 따른 업무 분배하기

기록은 중요한 일

일단 써봅시다 

그냥  켜놓고 멍 때리다가 끝날 수도 있지만, 그냥 일기장이나, 아무 의미 없습니다. 그냥 써가면서 보완해가면 됩니다.

처음에는 어색할 수도 있습니다. 자전거 타는 것과 마찬가지로 처음부터 두 발 자전거를 타는 사람은 보기 힘듭니다. 네 발 자전거로 시작하여 보조바퀴를 때고 두 발 자전거를 타는 것처럼 처음에는 힘든 일입니다. 

• 당일 해야 할 업무 전부 다 작성
• 일을 하다가 할 일들이 생기면 즉시 기입
• 아침이나 업무가 시작되는 시점에 할 일을 정리
• 퇴근 전, 그날 기록한 할 일을 정리
• 처음에는 이렇게 써야 하나 싶은 것들도 작성

사소한 거라도 말이죠... 뭘 써야 할지 모르겠다면, 어제 어떤 것을 했는지 기억해보는 것도 좋습니다.  미팅을 했다거나 단순한 것부터 일단 세세하게 씁니다.

그래도 모르겠으면 그냥 삶의 기본적인 거라도 괜찮으니 다 써봅시다.

• 복사하기
• ㅇㅇ에게 메일 보내기
• 텀블러에 물 떠 오기
• 청소하기
• 외출 시 불 끄기

자신만의 컨디션을 파악하라 (업무 리듬 파악하기, 업무 사이클 만들기)

보통 사람마다 다 다른 컨디션을 가지고 있습니다. 오전에 집중력이 좋은 사람, 오후에 집중력이 좋은 사람 둘 다 좋은 사람, 둘 다 안 좋은 사람 등등..

오전에 집중력이 좋은 사람은 오전에 중요한 일들을 하고  점심을 먹으면 효율이 떨어지기 때문에 잡무를 하거나, 미팅을 잡는 게 좋습니다. 이런 루틴을 매일 하라는 게 아니라 틀을 잡고 유동적으로 바꿀 수 있어야 합니다. 

컨디션을 고려하여 선정한다 (잠을 못 잤다거나, 몸이 안 좋다거나, 집중이 안된다거나)

컨디션이 좋을 때는 집중해서 해야 할 업무와 (아이디어 정리, 콘텐츠 제작, 이성적인 판단을 해야 할 것들)

컨디션이 안 좋거나 의욕이 줄어들었을 때 할 수 있는 반복적인 일들 (문서정리, 하드 정리, 단순노동 등)

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3. 아이젠하워 매트릭스란?

전 미 대통령 아이젠하워 

• 우선순위를 정하기 
• 중요한 일이 급한 경우는 거의 없다. 급한 일이 중요한 경우도 거의 없다"

전 미 대통령 아이젠하워 

아이젠하워 매트릭스(Eisenhower matrix)

아이젠하워 매트릭스(Eisenhower matrix)를 참고하는 이유는 불필요하게 낭비되는 시간과 에너지를 줄이기 위함입니다. 일의 우선순위를 정할 때 대부분의 실수는 중요하지 않지만 급하게 처리해야 하는 일을 우선순위에 놓는 것입니다. 주로 단순한 업무들은 생산성을 낮추는 가장 큰 요인이죠. 중요하지만 급하지 않은 일이 우선순위에서 밀리게 되는 일이 종종 발생합니다. 상대적으로 시간적 여유가 있는 업무는 미루게 되니까요.

하지만 '중요하지만 급하지 않은 일'들은 대부분 들어가는 노력도, 그 노력만큼 성과도 확실한 업무인 경우가 많습니다. 창의적인 아이디어나 오랜 시간 분석한 데이터나 시간을 많이 필요로 하는 일입니다. 이러한 업무들은 당장은 아니지만 언젠가는 해야 하는 업무이며 높은 완성도를 원한다면 우선순위의 상위에 놓고 미루지 않는 것이 좋습니다.

아이젠하워는 누구?

미국의 34대 대통령 드와이트 D. 아이젠하워가 고안해낸 아이디어로, 우리에게 주어진 시간을 4분 할로 나누어 우선순위를 정하는 방식입니다. 아이젠하워는 제2차 대전 당시에 연합군 최고 사령관으로 평소 시간관리에 있어서 탁월한 사람이었습니다. 

"중요한 일이 급한 경우는 거의 없다. 급한 일이 중요한 경우도 거의 없다"

" 계획은 중요하지 않습니다. 계획을 세우는 것이 가장 중요합니다 "
(Plans are nothing; planning is everything.)

ㅡ 전 미 대통령. 드와이트 D 아이젠하워 (Dwight David Eisenhower) ㅡ 

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4. 중요도와 긴급도 구분하기

• 1번은 즉시 처리하며,
• 2번이 가장 중요하다
• 3번은 위임할 수 있으면 위임하고
• 4번은 소거하라

① 중요하고 급한 일(현재 할 일)

즉시 처리해야 하는 일, 지금 당장 해야 하는 일로, 업무의 우선순위 중 1순위에 해당하는 일입니다. 위와 같은 일엔 주어진 시간이 짧기 때문에 미루지 않고 그때그때 처리하는 것이 좋습니다.

하루를 열심히 살았지만, 시간에 쫓기고 발전이 없다고 느꼈던 것은 바로 눈앞에 있는 것들만 해결하여 큰 그림을 보지 못하고, 급하게 해결하느라 큰 그림은 보지 못했던 것입니다.

예시) 직장 혹은 생업 (돈을 모으기 위한 수단),  의식주

② 중요하고 급하지 않은 일(미래 할 일)

사실 2번이 가장 중요합니다. 1번을 줄여나가면서, 2번을 확장하여 궁극적인 인생의 목표에 가까워지는 것입니다.         건강 챙기기, 전문성 키우기, 삶의 만족도 높이기 등 진정으로 의미 있는 일들이 대부분입니다.

또한 자발적으로 해야 하는 일이며, 오랜 기간 공을 들여야 하는 중요한 업무들은 그 중요도만큼이나 기한이 비교적 넉넉하기도 합니다. 하지만 언제까지나 미룰 수 없겠죠. 이런 업무들은 차분히 생각하며 완성도를 갖추는 게 좋습니다. 아이디어가 잘 떠오르는 시간, 집중력을 발휘하는 시간이 언제인지 파악해 이 시간을 이용하는 것이 좋습니다.

예시) 건강, 독서, 타인과 공유하는 일, 마감날짜가 없는 일 

③중요하지 않지만 급한 일 (선택 가능)

'위임할 수 있는 일'이며, '중요하지 않지만 급한 일'은 에너지가 가장 소모되는 일입니다. 불필요한 회의나 자잘하고도 단순한 업무들이 여기에 해당하죠. 이런 업무들은  대부분 내가 꼭 해야 하는 업무가 아닌 경우가 많아 다른 사람의 도움을 빌리거나, 효율적으로 빠르게 해낼 수 있는 방법을 찾는 게 좋습니다. 

예를 들자면, 직접 요리하는 것이 번거롭고 시간이 많이 든다면 배달을 시켜 끼니를 해결할 수 있고, 

나의 노동력의 가치와 타인의 노동력을 바꿔 일에 몰 두 할 수 있도록 하는 것입니다. 

예시) 이런 것들은 대부분 데드라인이 정해져 있지만, 잡무에 해당되는 일입니다. 

④중요하지도, 급하지도 않은 일  (시간낭비)

그냥 낭비 그 자체입니다. 당장 안 해도 되고 앞으로 줄여나가야 할 영역이며, 유튜브, 게임, 의미 없는 모임, 웹툰 보기, TV 시청 쇼핑몰 보기, 등등입니다. 보통 오로지 쾌락이나 현실도피를 위한 매체들이 대부분이라고 생각하면 됩니다.

가끔은 회사에서 굳이 안 해도 되는 일들을 종종 하곤 합니다. 업무의 생산성을 위해선 이러한 급하지도 중요하지도 않은 일들은 지양하는 게 좋습니다.

'긴급하며 중요한 일'을 우선순위에 두죠. 그다음엔 무엇에 집중하는 게 좋을까요? 성공한 사람들은 가능하면 '긴급하지만 덜 중요한 일'보다 '중요한데 당장 급하지 않은 일'에 미리미리 시간과 노력을 투자하는 것이 필요하다고 말합니다. 

완벽하게 4번을 없애는 건 불가능하다고 생각합니다. 여러분들도 4번의 영역을 줄여 조금이라도 더 시간을 가치 있는 곳에 사용하면 어떨까 싶습니다.   높은 직책에 있거나, 자산이 많은 사람들의 대부분은 4번이 매우 적다고 생각합니다.

 

중요도와 긴급도 

• 가장 중요한 것은 긴급도가 높은 일이며 혼자 가능한지 타인과 협업하는 일인지 구분한다 
• 데드라인이 짧은 일을 가장 먼저 처리하고 그다음 시간에 다른 작업을 한다 
• 분명 마감시간은 존재하고 스케줄을 관리하는 게 중요합니다.
• 보통 회사에서 자신이 만든 루틴대로 흘러가면 좋지만, 급하게 떨어지는 일이 종종 생긴다. 
• 정확하게 날짜를 알수록 좋지만, 추상적으로 빨리 해줘라고 부탁을 받았다면, 데드라인을 물어보자

 

출처 : nmain.tistory.com

자료를 찾다가 이 모든 공식을 한 장으로 요약해도 될 정도로 플로우 차트가 너무 맘에 들어서 공유하고자 넣었습니다.

• 반드시 첫 번째 항목부터 순서대로 처리한다
• 수집함에서 한번 꺼낸 항목은 절대로 다시 수집함에 넣지 않는다.
• 수집함과 언젠가/어쩌면 리스트는 항상 정기적으로 검토하라

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5.  불가항력과 데드라인

스스로 바꿀 수 있는 일과 없는 일

• 바꿀 수 있는 일은 시간을 정하자
• 바꿀 수 없는 일은 자연재해와 유사하다.

스스로 바꿀 수 있는 일과 없는 일

데드라인

꼭 데드라인을 확인하여 시간을 정해두고 하는 게 좋습니다.

데드라인 없이 일을 하면 진행 속도가 느려질 수 있습니다. 데드라인을 정하면 학생 때 벼락치기처럼 제한된 시간 안에 최대한 효율적으로 일을 할 수 있는 방법을 스스로 터득하게 됩니다. 일을 언제까지 끝내야 할지 마감 기한을 정한 후 시간 내에 끝내려는 습관을 가지면 좋습니다.

급하지 않기 때문에 미루는 경우가 많죠, 긴급성은 쉽게 인지하지만, 중요한 일은 쉽게 인지하지 못합니다. 중요하다는 건 스스로에게 주는 이익과 하지 않았을 때 피해 정도로 구분 가능합니다.

오전, 오후, 저녁으로 분할해서 일정을 관리하며 한 번 정해진 일정을 무조건 해야 한다가 아닌 문제나 변경이 될 경우를 대비해 계획 변경은 항상 생각해두는 것입니다.

 

불가항력

불가항력인 일들은 자연재해와 유사합니다. 할 수 있는 것은 예측이 아니라 대응입니다.

여러 업무들이 겹치다 보면 분명 정신없습니다. 회식이라던가, 긴급한 업무가 상사로부터 직속으로 전달된다거나, 회의가 생긴다거나,  감기에 걸린다거나, 봄가을철 알레르기 때문에 집중력이 절반으로 떨어진다거나 많습니다. 

또한 할 일을 계속 적다 보면 중요하지 않고, 급하지도 않은 업무들이 점점 쌓이게 되는데  이것 또한 어쩔 수 없습니다.  합리화하지 않고 꾸준히 틈 날 때마다 해결하는 습관을 가져야 합니다. 

이성적 판단이 안될 경우 어떤 업무가 우선순위이고 어떤 업무가 중요하지 않는 것 자체를 판단하기 어려워질 때가 있습니다.  바빠도 물을 마시거나, 바람 좀 쐬면서 다시 복기를 해보는 것을 추천드립니다. 

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6.  생각하는 시간을 가지기

추상적인 기억과 기록의 차이는 크다.

• 매일 작성하며 돌아보기
• 장소의 변화를 주기

추상적인 기억과 기록의 차이는 크다.

데일리 리포트를 쓰면 도움이 되고 복기하는데 도움이 됩니다. 하루가 너무 바빠서 금방 가버렸다면 오늘 뭘 했는지 확인해보면 됩니다. 
퇴근 전, 그날 기록한 할 일을 정리하며 단순 반복, 아이디어 등등 모든 일들을 메모하다 보면 안보이던 게 보입니다. 어떤 일을 왜 이날에 했을까, 꼭 이때 했어야 했을까 싶은 일들을 조정하여 체계화해서  구체적, 효율적으로 업무를 관리하고 그냥 머리로만 인지할 때랑 기록을 보면서 인지할 때랑은 확실히 다릅니다.
또한 버려지는 시간을 찾는 것도 하나의 방법입니다. 해야 할 것 리스트가 아닌 뭘 했는지 확인해 봅시다.

급하고 중요한 일을 처리하며 우리의 집중력과 체력은 소진됩니다. 정말 중요한 일들이나 업무들이 메모가 되어있다면 머릿속에 비중을 덜어  식당에 갔다가 우산, 지갑을 놔두고 온다거나, 놓치는 횟수가 줄어들게 됩니다.

 

장소의 변화

급하진 않지만 중요도가 큰 업무를 할 땐 장소에 변화를 주어 소진된 집중력을 끌어올리는 것이 좋습니다. 
일의 우선순위 두 번째인 '급하진 않지만 중요한 일'들을 자꾸만 미루게 되는 이유죠. 
주어진 동일한 시간 속에서 ‘해야만 하는’ 일들을 보다 효율적으로 하기 위해 환경을 갖추는 게 중요합니다. 

소진된 집중력을 정상화하려면 집중이 가장 잘되는 장소를 선택해야 하죠. 
급하고 중요한 일을 높은 집중도를 가지고 처리했다면 우선순위의 두 번째의 업무를 하는 것입니다.

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7. 자신의 욕구 단계는 어디인가?

• 대부분의 사람들은 자신이 뭘 원하는지 모른다.
• 정말 궁극적으로 원하는 것은 무엇인가?

사람마다 기준이 다 다르고 어떤 업무에 대한 열정과 노력이 전부 다 다릅니다.

지금 현재의 삶에 만족하는 사람도 있을 것이고, 불만족하는 사람이 있을 것이고, 굳이 관리에 대한 필요성을 못 느끼는 분들도 있을 겁니다.  '뭐하러 피곤하게 살지?'라고 하는 분들도 있을 겁니다. 

그래도 어차피 사는 인생 조금이라도 효율적으로 지금 하던 업무들을 체계화하고 4번을 늘려서 더 행복해질 수도 있고, 정답은 없습니다. 

성공적 삶을 위해 중요한 가치

• 내 삶에 즐거움(행복), 만족감을 주는가?
• 성취(성장) 특별한 결과를 이루는가?
• 의미(가치관) 내 삶에서 소중한 것은 무엇인가?
• 영향력  주변 사람에게 도움을 주는 일인가?

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8. 업그레이드하기  추후 관리하는 법

단기로 끝나는 게 아닌 장기 프로젝트

• 프로그램을 활용한 관리 
• 나의 전담 비서 만들기
• 루틴화 하여 체계 잡기

단기로 끝나는 게 아닌 장기 프로젝트

매일 to do list(투두 리스트)를 작성하고 주간으로 보게 되면 다음 주  to do list(투두 리스트)를 사용할 때 더더욱 발전하게 된다 "아 저번 주에는 이렇게 하니까 조금 비효율적인 것 같다" 혹은 "이거를 이렇게 바꿔볼까" 하는 생각을 열어주는데 도움이 됩니다.

프로그램이나 어플 추천

일정관리 도구 아이폰 캘린더, 구글 캘린더, 아사나?(asana), 아웃룩(outlook), 투두 이스트(todoist), 선라이즈(sunrise), 클리어(clear), 구글 테스크(google task), 노션(Notion)등을 사용구 글 캘린더는 미팅이나 약속, 프로젝트나 매일 해야 할 것은 아사나 대부분 전자기기로 활용이 가능합니다. 모바일, 데스크톱, 노트북, 스케줄 수첩, 회사 달력, 방 안 달력 등

공유 가능한 프로그램이나, 애플리케이션을 사용한다면 협업 시 캘린더나 일정을 공유하여 상대방에게 전달하여 의사소통을 원활하게 가능합니다.

효과 

• 깜빡하거나 놓치는 빈도가 현저히 감소했습니다.
• 말 그대로 나만의 맞춤 비서를 만드는 것 같습니다.
• 시작이 반이라는 말처럼 탄력 받아 의욕이 증진됩니다.

 

루틴을 만든다

루틴은 보통 운동선수들에게 많이 쓰입니다. 매일, 매주 등 최상의 컨디션을 유지하기 위해 각자만의 규칙적인 습관과 행동을 하는 것입니다.

야구선수는 아니지만, 계속 쓰다 보면 자동반사처럼 나가는 일들과 (같은 내용을 여러 번 기록하여 암기) 정말 큰 일, 중간 규모의 일을 확인할 수 있다. 나름대로 눈에 보이는 것도 생기게 됩니다.

어떤 방향성을 가지고 일을 하는지 알게 되고 어떻게 해야 할지 눈에 점점 보일 것이고, 그 당시 자신이 떠올렸던 생각, 감성, 고민 등등 다시 살펴봅니다.

주변 환경을 바꿔본다. 청소를 한다거나, 가구 배치를 바꾼다거나, 꾸민다던가. 하지 않아도 되는 일(not to do list)을 만들어 쓸데없는 일들을 소거하는 것도 좋습니다.

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9.   마무리

더 높은 업무 생산성을 위하여!

• 주어지는 시간은 같다. 

더 높은 업무 생산성을 위하여!

누구에게나 시간은 똑같이 주어지지만, 사람마다 활용하는 방법이 다릅니다. 이 글을 보고 업무의 우선순위를 정하고 시간을 효율적으로 사용합시다. 그리고  머릿속에 떠오르는 것을 즉시 적거나 메모하면 어떤 업무에 얼마나 걸릴지 대충 알게 됩니다.

그리고 멍 때리는 시간을 줄이고 어떤 일을 해야 할지 라는 생각하는 시간을 줄여 효율적으로 일처리를 하고 남는 시간이 늘어나 퇴근은 하지 못해도 나만의 시간을 가질 수 있습니다.

나중에 보면 시간관리나 루틴을 더 체계화할 수 있고,  적당한 완성도와 적당한 속도의 황금비율이 맞는 일을 잘하는 사람이 될 것입니다.

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폴더를 효율적으로 정리하는 방법

 

 

 

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